Os desafios da área de compras para manter o orçamento da construção

A área de compras – ou de suprimentos – é uma das mais vitais para uma construtora, afinal, está diretamente ligada com os custos da obra e investimentos a serem feitos: é por ela que passam as aquisições e contratações essenciais para a execução do projeto. Além disso, o setor é responsável pelo planejamento do orçamento da construção, que acontece antes do fechamento com fornecedores. 

Vale destacar que este é um trabalho essencial para se estimar os gastos na execução e assim entender o real valor do empreendimento. Portanto, o gestor de suprimentos deve ter grande conhecimento das etapas da obra, para dar precisão ao orçamento e ter mais eficiência no momento da cotação e compra. Assim, poderá manter grande parte dos valores estabelecidos no planejamento inicial e ainda evitar gastos desnecessários (ou até prejuízos).

Mas, apesar de bem complexos, sabemos que estes não são os únicos desafios do setor. No artigo, vamos falar das principais dificuldades e como podem ser superadas para se garantir boas negociações e assim manter o orçamento da construção em dia.

Principais dificuldades para cumprir o orçamento da construção

Na construção civil, não é raro encontrar situações em que recursos não são utilizados com eficiência. Por isso, ter um bom planejamento desde o início do projeto e do orçamento da construção, vai ajudar a evitar alguns dos principais gargalos na hora da compra e contratações de serviços e materiais – este último tipo de insumo, inclusive, é responsável por cerca de 50% dos custos da obra.  

Isso porque, conforme falamos, este processo de gerenciamento de suprimentos não é tão simples quanto parece. Há uma série de esforços a serem feitos desde a demanda de compra, levantamento de preços até o fechamento de uma boa negociação. Entre os principais estão:

Seguir com exatidão os quantitativos do projeto  

Para fazer uma previsão adequada das demandas de compras/contratações necessárias e não interromper o fluxo produtivo da obra, é preciso saber com o maior nível de detalhamento possível, os tipos e quantitativos de produtos e serviços. Isso facilita muito o processo de cotação e compra, pois além de diminuir erros de quantidade, também reduz erros qualitativos (especificações técnicas).

Considerar as cotações iniciais

Além dos custos diretos, o gestor de suprimentos não pode deixar de lembrar de incluir no orçamento da construção as despesas indiretas (também conhecidas como BDI). Elas devem fazer parte das cotações iniciais, relacionadas aos serviços preliminares da obra – topografia, seguro de obra, instalações provisórias e outros –, evitando a realização de muitas cotações urgentes, que geralmente saem mais caras do que as feitas com antecedência. 

Mapear e selecionar bons fornecedores

Como já diz o ditado popular, muitas vezes “o barato, sai caro”. Por isso é extremamente importante ter uma boa lista de fornecedores que possam atender as demandas da obra. A tradição do setor de construção civil tem sido manter uma rede de fornecedores já estabelecida, e é claro que ter parceiros eficientes é uma facilidade e uma segurança. 

Porém, para poder garantir de fato uma boa negociação – sem deixar de lado a qualidade das entregas – o ideal é não se acomodar a situações, como acontece com determinados fornecedores que usufruem de exclusividade. Assim, é preciso fazer uma atualização constante do cadastro destes parceiros e abrir novas concorrências. 

Vale lembrar que a dinâmica do mercado, com a inclusão de novas empresas fornecedoras na sua carteira, pode fazer com que os critérios de precificação e entregas de um contato tradicional se altere rapidamente. O resultado pode ser uma boa economia de gastos e otimização das atividades no canteiro, com uma logística melhorada.

Planejar as compras com antecedência

Antecipar os pedidos de cotação e compra é um dos principais fatores para otimizar o uso de recursos e trazer ganhos financeiros. Se houver planejamento, pode-se comprar sempre a maior quantidade possível em cada pedido (pedidos globais), e desta forma conseguir descontos maiores nos materiais de construção. Isso porque as compras fracionadas aumentam os custos de fornecedores fazendo com eles repassem este valor ao comprador.

Mas sabemos que isso nem sempre é uma realidade em muitas construtoras. Entre os fatores que atrapalham esta antecipação, podemos citar os prazos e verbas possibilitadas ao gestor de suprimentos, e o momento da economia, que pode interferir nas negociações com os fornecedores. 

Fato é que ao antecipar pedidos, pode-se evitar atrasos, prevenir ociosidade da mão de obra e fugir de compras emergenciais, que quase sempre refletem em preços mais elevados – as demandas solicitadas com urgência possuem margens de preço maiores do que compras feitas com planejamento.

Organizar a logística de entregas no canteiro

Esta tarefa está diretamente ligada a ter uma boa cartela de fornecedores. Caso não haja um alinhamento perfeito na negociação entre a construtoras e estas empresas, obras podem ficar completamente paradas, aguardando a chegada de materiais no canteiro. 

Isso pode até parecer parte do processo, porém a falta de sincronia nesta etapa reflete grandes perdas ao construtor. Assim, também faz parte do trabalho da área de suprimentos fazer um acerto com os fornecedores para que cada material seja entregue e cada serviço seja realizado dentro do cronograma pré-definido. 

Como facilitar o processo de compras e contratações?

Atualmente já é possível contar com a tecnologia para otimizar o processo de cotações e compras. Existem plataformas digitais que funcionam como um marketplace, que conecta a cadeia de suprimentos aos canteiros de obras.

Este tipo de solução auxilia no contato rápido e preciso com inúmeros fornecedores referenciados no mercado, ampliando a carteira já existente e as possibilidades de fechar bons negócios. Por meio delas, as construtoras podem repassar aos fornecedores tudo o que precisam para sua obra (com especificações e quantitativos), que já disponibilizam o preço de venda e abrem a negociação.

Se integradas a outras plataformas de modelagem de projetos e gestão de obras, automatiza o envio das informações, promovendo aumento na eficiência das etapas de cotação, compra, financeiro e logística de entregas.